Categorias y Topics

Los topics son categorias tematicas que te permiten organizar los documentos y personalizar el comportamiento del asistente IA. Un sistema de topics bien estructurado mejora significativamente la pertinencia de las respuestas y la velocidad de las busquedas.

Que son los topics

Un topic es un contenedor logico que agrupa documentos afines por tema, funcion empresarial o proyecto. Cada topic puede tener:

• Un nombre identificativo.
• Una descripcion que aclare su proposito.
• Un color para una rapida identificacion visual.
• Un icono representativo.
• Un sistema de instrucciones personalizado que modifica el comportamiento de la IA cuando se selecciona el topic.

Los topics no son carpetas fisicas: un documento puede pertenecer a varios topics simultaneamente, permitiendo clasificaciones transversales.

Por que usar los topics

Sin topics, el asistente busca entre todos los documentos de la organizacion. Con topics, la busqueda se dirige:

• Respuestas mas pertinentes: limitando la busqueda a los documentos de un topic especifico, se reduce el ruido y aumenta la precision.
• Tiempos de respuesta reducidos: buscar en un subconjunto es mas rapido.
• Comportamiento IA personalizado: cada topic puede tener instrucciones especificas para tono, lenguaje y nivel de detalle.
• Control de accesos: puedes limitar quien puede ver que topics (y por lo tanto que documentos).

Crear un topic

Acceso

La creacion y modificacion de los topics esta reservada a Company Admin. Los Editor pueden subir documentos en los topics asignados, pero no pueden crear, modificar o reordenar topics.

Para crear un nuevo topic (solo Company Admin):

1. Ve a la seccion Topics desde el menu de navegacion.
2. Haz clic en Nuevo Topic arriba a la derecha.
3. Rellena los campos requeridos:
   • Nombre: corto y descriptivo (ej. "Contratos Proveedores", "Normativa Ambiental").
   • Descripcion: explica que contiene el topic y a quien va dirigido.
   • Color: elige un color para la identificacion visual.
   • Icono (opcional): selecciona un icono representativo.
4. (Opcional) Configura el Prompt personalizado (ver seccion siguiente).
5. Guarda el topic.

Asignar documentos a los topics

Puedes asociar documentos a un topic en distintos momentos:

• Durante la subida: en la pantalla de upload, selecciona el topic de destino antes de confirmar.
• Desde la lista de documentos: selecciona uno o mas documentos y usa la accion "Asignar a topic".
• Desde el detalle del documento: abre el documento y modifica la seccion topic desde el desplegable.

Un documento puede pertenecer a varios topics. Por ejemplo, un contrato de suministro puede asignarse a "Contratos" y a "Proveedores".

Personalizacion IA por topic

Cada topic puede tener un system prompt personalizado que modifica el comportamiento del asistente cuando el usuario selecciona ese topic en la chat.

Jerarquia de instrucciones

El asistente sigue una jerarquia de prioridad:

1. Topic (maxima prioridad): si el usuario selecciono un topic con instrucciones personalizadas, prevalecen.
2. Empresa: las instrucciones generales configuradas a nivel empresarial se aplican como base.
3. Default de sistema: las instrucciones predefinidas de Queria como fallback.

Ejemplos de personalizacion

Topic "Legal":

Eres un asistente experto en derecho mercantil italiano.
Responde con precision y profesionalidad, citando siempre
los articulos de ley pertinentes. Usa lenguaje tecnico-juridico
apropiado. Para cuestiones que requieran interpretacion legal,
sugiere consultar a un profesional.

Topic "HR - Recursos Humanos":

Responde de forma clara y accesible, evitando jerga tecnica.
Haz referencia a los reglamentos internos cuando sea pertinente.
Manten un tono profesional e imparcial. Tutea al usuario.

Topic "Tecnico":

Proporciona respuestas detalladas con especificaciones tecnicas.
Incluye numeros, medidas y referencias normativas tecnicas cuando
esten disponibles. Usa listas y tablas para la claridad.

Seleccion del topic en la chat

En la parte superior del area de chat hay un selector para los topics:

• Ningun topic seleccionado ("Todos los documentos"): el asistente busca entre todos los documentos accesibles.
• Un topic seleccionado: la busqueda se limita a los documentos de ese topic, con las instrucciones personalizadas activas.
• Puedes cambiar topic en cualquier momento durante la conversacion.

TIP

Si tu pregunta concierne un ambito especifico, selecciona siempre el topic correspondiente antes de preguntar. La diferencia en calidad de las respuestas suele ser notable.

Cuando no seleccionar un topic

Si tu pregunta podria afectar a varias categorias o no sabes en que topic buscar, deja "Todos los documentos" seleccionado. El asistente buscara en toda la base documental.

Control de accesos (RBAC)

Los topics soportan control de accesos basado en roles (RBAC), permitiendo regular quien puede ver e interactuar con ciertos documentos:

• Acceso completo: el usuario puede ver todos los documentos del topic y preguntar.
• Acceso limitado: el usuario puede ver el topic pero no todos los documentos dentro.
• Sin acceso: el topic y sus documentos son invisibles al usuario.

Especialmente util para:

• Documentos confidenciales de direccion.
• Informacion sensible HR (nominas, evaluaciones).
• Proyectos confidenciales.
• Datos financieros restringidos.

La configuracion RBAC la gestiona el administrador de la organizacion. Los usuarios con rol EDITOR y READER solo ven los topics a los que estan asignados explicitamente.

Gestionar los topics

Ver contenidos

En la lista de topics, cada fila muestra nombre, descripcion, color distintivo, numero de documentos asignados y numero de paginas web (si aplica).

Modificar un topic

Haz clic en el icono lapiz en la fila del topic para modificar nombre, descripcion, color, icono o prompt personalizado.

Eliminar un topic

Haz clic en el icono papelera y confirma la eliminacion.

Atencion

Cuando eliminas un topic, los documentos asociados no se eliminan. Solo pierden la asignacion al topic y vuelven a estar disponibles sin categoria.

Ejemplos por sector

Topic	Contenido tipico	Personalizacion IA
Contratos	Acuerdos, contratos marco, SLA	Lenguaje juridico, destaca vencimientos y penalidades
Recursos Humanos	Politicas, reglamentos, organigrama	Tono accesible, referencias a reglamentos internos
Finanzas	Balances, presupuestos, informes	Precision numerica, comparativas temporales
Tecnico	Manuales, especificaciones, fichas	Detalle tecnico, tablas y medidas
Calidad	Procedimientos, auditorias, certificaciones	Referencias normativas ISO, lenguaje de proceso
Reservado	Documentos confidenciales	RBAC restringido, disclaimer de confidencialidad
Normativa	Leyes, reglamentos, circulares	Citacion de articulos, referencias normativas
Comercial	Ofertas, listas, catalogos	Foco en precios, condiciones, disponibilidad

Best practice

1. Crea entre 3 y 10 topics: pocos no ayudan a filtrar, demasiados generan confusion. Encuentra el equilibrio adecuado.
2. Usa nombres claros y unicos: evita abreviaciones o nombres ambiguos. "Contratos Proveedores" mejor que "CP".
3. Evita solapamientos excesivos: si dos topics contienen siempre los mismos documentos, probablemente conviene fusionarlos.
4. Escribe descripciones utiles: ayudan a los usuarios y al sistema a contextualizar.
5. Personaliza las instrucciones IA: aprovecha el system prompt para cada topic.
6. Revisa periodicamente: los topics deben evolucionar con la organizacion.
7. Configura el RBAC con cuidado: asegurate que los documentos sensibles sean accesibles solo a quien tenga derecho.

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